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Description

Assistant·e Administratif·ve - Accueil des Demandeurs d'Asile

Département ADA
Lieu de travail 6990 Melreux
Type de contrat Contrat Durée Indéterminée
Horaire de travail Temps-plein
Réf.: 2019-1240/AA/1810

Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ?

Un contrat à durée indéterminée à temps plein (horaire variable et prestations en soirées, les weekends et/ou jours fériés) au sein d’une équipe engagée et dynamique – assorti d’un package salarial intéressant et d’avantages extra légaux (chèques repas, assurance groupe, prise en charge à 100% des frais de transports domicile-travail, etc.) – l’offre est à pourvoir le 01/11/2019 et est basée à Melreux (6990). 

Rejoignez la plus grande organisation humanitaire mondiale et venez remplir un challenge passionnant !

Le Département Accueil des Demandeurs d’Asile (ADA) en quelques mots : il a pour mission d’organiser et d’assurer un accueil digne et humain des demandeurs d’asile. Près de 800 collaborateurs assurent la gestion de +/- 30 centres et proposent des projets de vie aux migrants sous la forme de suivi social, de formations, etc.
Fonction :

Le Département Accueil des Demandeurs des Asile a pour mission, en accord avec les 7 Principes de la Croix-Rouge, d’organiser et d’assurer un accueil digne et humain des demandeurs d’asile. Son action quotidienne s’accomplit au sein de ses centres d’accueil répartis à Bruxelles et en Wallonie grâce à la participation des services supports & d’accompagnement. Sous la supervision de la Responsable du service administratif et en votre qualité d’assistant·e administratif·ve, vous faites partie intégrante de ce service rassemblant 6 collaboratrices.
 Vos tâches principales seront les suivantes :
  1. Tâches générales :
  • Préparation et suivi des signataires
  • Accueil téléphonique et réception générale
  • Gestion des calendriers de réservation (matériel, charroi…)
  • Rédaction (et/ou mise en page) et suivi de courriers, mails, documents et rapports 
  • Réalisation et tenue à jour de plannings et tableaux de bord afin de mener à bien la gestion administrative de dossiers tels que : formations du personnel, des demandeurs d’asile et des volontaires, RDV Mensura, demandes de volontariat, communication interne, dossiers assurances… 
  • Réalisation de supports et mise à jour de supports existants (Sharepoint…)
  • Archivage informatique de documents divers
  • Collaboration aux tâches administratives quotidiennes et/ou ponctuelles / tâches en rapport avec ses fonctions et selon les besoins du service
  • Travail en équipe en assurant un back-up nécessaire des tâches du service administratif
  • Tâches liées au volet financier :
    • Gestion des bons de commande du département ADA via le programme spécifique. Plus précisément :
      • En collaboration avec les services concernés, assurer le suivi des bons de commande : édition, vérification du dossier (synthèse offres…), suivi des signatures, envoi aux fournisseurs, classement et centralisation des données ;
      • Vérifier les factures : lien avec bon de commande, suivi des signatures, envoi au service Comptabilité, classement et centralisation des données ;
    • Gestion des conventions non RH : validation par le service concerné, suivi des signatures, retour au partenaire, classement et centralisation des données avec rappel échéance si nécessaire.
    D’autres tâches pourraient être ajoutées selon les besoins du service.
    Profil :

    • Vous êtes titulaire du CESS ou expérience professionnelle équivalente probante pour la même fonction ;
    • Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique + maîtrise des outils MS Office (Outlook, Word, Excel) ;
    • Vous démontrez un bon sens de l’organisation et de précision ;
    • Vous faites preuve de flexibilité, de disponibilité et d’esprit d’équipe ;
    • Vous travaillez avec précision, rigueur et discrétion ;
    • Vous avez une bonne orthographe et de très bonnes capacités rédactionnelles ;
    • Vous adhérez et partagez les 7 principes fondamentaux de la Croix-Rouge.
    Si vous vous reconnaissez dans ce profil, nous vous invitons à envoyer votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation en deux fichiers attachés) via le bouton « POSTULER ».