Vous cherchez
Les jobs

Description

Assistant·e Administratif·ve - Accueil des Demandeurs d'Asile

Département ADA
Lieu de travail 6990 Melreux
Type de contrat Contrat Remplacement
Horaire de travail Temps-plein
Réf.: 2019-1842/AA/3101
Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ? 

Un contrat de remplacement à temps plein au sein d’une équipe engagée et dynamique – assorti d’un package salarial complet et d’avantages extra légaux (chèques repas, assurance groupe, prise en charge à 100% des frais de transports domicile-travail, etc.) – l’offre est à pourvoir le plus rapidement possible et est basée à Melreux (6990). 
Rejoignez la plus grande organisation humanitaire mondiale et venez remplir un challenge passionnant !

Le Département Accueil des Demandeurs d’Asile (ADA) en quelques mots : il a pour mission d’organiser et d’assurer un accueil digne et humain des demandeurs d’asile. Près de 800 collaborateurs assurent la gestion de +/- 20 centres et proposent des projets de vie aux migrants sous la forme de suivi social, de formations, etc.
Fonction :

Le Département Accueil des Demandeurs d’Asile a pour mission, en accord avec les 7 Principes de la Croix-Rouge, d’organiser et d’assurer un accueil digne et humain des demandeurs d’asile. Son action quotidienne s’accomplit au sein de ses centres d’accueil répartis à Bruxelles et en Wallonie grâce à la participation des services supports & d’accompagnement. 
Sous la supervision de la Responsable du service administratif, vous faites partie intégrante de ce service rassemblant plusieurs collaborateurs qui se répartissent les principales tâches suivantes : 
  • Accueil téléphonique et réception générale
  • Gestion du courrier et des boites mails (tri, suivi et transfert vers les personnes adéquates, archivage…) 
  • Gestion d’une caisse physique (liquide)
  • Collaboration aux tâches administratives quotidiennes et/ou ponctuelles
  • Soutien aux services du département ADA au niveau administratif et dans le respect des procédures en place. Ex. à travers les tâches suivantes :
    • Rédaction et/ou mise en page de courriers, documents et rapports
    • Réalisation de supports et mise à jour de supports existants (Sharepoint…) 
    • Gestion des calendriers communs 
    • Réalisation et tenue à jour de plannings et tableaux de bord (voire développement d’outils/logiciels adaptés) afin de mener à bien la gestion administrative de dossiers tels que : admin RH, bons de commande et conventions, demandes de remplacement de collaborateurs, formations du personnel, des demandeurs d’asile et des volontaires, RDV Mensura, conventions RH ou non, demandes de volontariat, communication interne, demandes de traductions à distance, dossiers assurances… Ceci exige une bonne connaissance des procédures et une vérification des dossiers (voire préparation) avant d’en assurer le suivi nécessaire. 
  • Toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement des services et du département ADA. 

Bien que les tâches soient réparties au sein de l’équipe, la polyvalence doit être de mise afin de pouvoir assurer une permanence et un back-up nécessaire au bon fonctionnement du service. En outre, les tâches administratives doivent naturellement s’adapter aux besoins de l’évolution du département et de ses services.

Profil :

  • Vous êtes titulaire du CESS ou expérience professionnelle équivalente probante pour la même fonction ;
  • Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique + maîtrise des outils MS Office (Outlook, Word, Excel) ;
  • Vous démontrez un bon sens de l’organisation et de précision ;
  • Vous faites preuve de flexibilité, de disponibilité et d’esprit d’équipe ;
  • Vous travaillez avec précision, rigueur et discrétion ;
  • Vous avez une bonne orthographe et de très bonnes capacités rédactionnelles ;
  • Vous adhérez et partagez les 7 principes fondamentaux de la Croix-Rouge.
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, nous vous invitons à envoyer votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation en deux fichiers attachés) via le bouton « POSTULER ».