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Description

Assistant·e Administratif·ve - Service Formation et Développement - Accueil des Demandeurs d'Asile

Département ADA
Lieu de travail 4020 Jupille ou 6690 Melreux
Type de contrat CDI
Horaire de travail Mi-Temps
Réf.: 2022-1473/AASFD/1308

Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ? 

Un contrat à durée indéterminée à temps partiel (mi-temps ou 3/5e temps aussi possible) – assorti d’un package salarial complet et d’avantages extra légaux (chèques repas, prise en charge à 100% des frais de transports en commun, etc.) – l’offre est à pourvoir dès que possible et est basée soit à Jupille (4020) soit à Melreux (6690). 
 
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ATTENTION nos offres d’emploi ont une diffusion limitée dans le temps et nous nous octroyons la liberté de clôturer la diffusion à tout moment en fonction de l’urgence du recrutement et/ou du nombre de candidatures reçues.

Depuis plus de 30 ans, la Croix-Rouge de Belgique (CRB) est mandatée par les pouvoirs publics pour accueillir des personnes qui demandent la protection en Belgique. Cela se fait notamment grâce aux centres qui ont pour but d’accompagner et d’assurer un accueil digne et humain des demandeurs de protection internationale (DPI) en accord avec les principes et valeurs de la Croix-Rouge. Ceci est rendu possible grâce aux nombreux.ses collaborateur.rice.s travaillant jour et nuit dans les différents centres d’accueil et à la coordination.

Fonction :

En tant qu’assistant.e administratif.ve, vos missions principales consistent à  assurer la coordination administrative des formations à destination des travailleurs du département Accueil des Demandeurs d’Asile, ainsi qu’à planifier celles-ci, en collaboration avec l’équipe du service Formation et Développement, et avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.

En termes d’administration :
  • Gérer les invitations, inscriptions, absences, encodages dans le logiciel de gestion interne et réaliser des statistiques en fonction des besoins.
  • Assurer la planification des formations : contacts avec les formateur.rice.s internes et externes, gestion des calendriers (salles et activités), annulations et reports, etc.
  • Assurer et garantir l’équilibre du programme annuel.
  • Soutenir la transition vers la plateforme d’apprentissage en ligne EOS.
  • Assurer le helpdesk avec le réseau d’accueil et les partenaires : communication du service vers et depuis les partenaires internes et externes, gérer la boîte mail générale du service, etc.

Autres responsabilités :

  • Assurer des tâches diverses de soutien à l’équipe Formation et Développement : relectures, corrections orthographiques, mise en page de documents, vérification de factures, préparation de matériel de formation, etc.
  • Garantir la transmission efficace des informations pertinentes vers les services compétents, l’équipe et votre responsable.
  • Participer à l’évolution du service : alimenter les réflexions, axes du plan d’action annuel, participer activement aux réunions organisées par le département ADA, etc.
  • Proposer des approches/outils, améliorations, idées de projets et suggestions répondant aux besoins identifiés.
  • Dans le cadre de votre fonction, veiller au respect des règles de déontologie, d’éthique, de secret professionnel et des procédures ADA.
  • Participer aux réunions d’équipe et séminaires déterminés par le/la responsable du service.
  • Assurer toute tâche liée à la fonction sollicitée par votre N+1 pour répondre aux besoins du service.
Profil :

  • Idéalement, vous êtes en possession d’un diplôme, d’une formation à orientation administrative ou d’une expérience équivalente.
  • Vous maîtrisez les outils informatiques de base : Word – Excel – Outlook. Teams et One Note sont des atouts.
  • Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation, vous êtes méthodique, autonome et faites preuve de rigueur.
  • Vous êtes capable de planifier vos activités : déterminer des priorités et prévoir les actions nécessaires pour réaliser à court et long terme les objectifs posés.
  • Vous possédez une excellente aptitude à communiquer, vous entretenez des contacts constructifs tant en interne qu’en externe.
  • Vous êtes orienté.e solutions et vous vous inscrivez dans une démarche d’amélioration continue.
  • Vous avez une bonne orthographe et de bonnes capacités rédactionnelles.
  • Vous faites preuve de discrétion quant aux dossiers confiés.
  • Vous êtes sensibilisé.e à la thématique de l’immigration et des demandeurs d’asile.
  • Vous intégrez sans difficulté une équipe et partagez les principes et valeurs du Mouvement Croix-Rouge.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, nous vous invitons à envoyer votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation en deux fichiers attachés) via le bouton « POSTULER ».