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Description

Assistant·e technico-administratif·ve Infrastructures et Maintenance

Département Administration & Finances
Lieu de travail 5020 Suarlée + déplacements et déménagement à Namur centre en 2023
Type de contrat Contrat Durée Indéterminée
Horaire de travail Temps-plein
Réf.: 2020-1183/GIM/2509
Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ? 

Une fonction administrative alliant technique et contacts avec le terrain au sein d’une unité Infrastructure au service des utilisateurs et des fournisseurs internes & externes de la Croix-Rouge de Belgique – à pourvoir immédiatement, basée à Suarlée (déménagement à Namur en 2023) – un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein – assorti d’un package salarial complet et d’avantages extra légaux (chèques repas, assurances, prise en charge à 100% des frais de transports (publics) domicile-travail etc.)
VENEZ RELEVER UN CHALLENGE HUMAIN AU SEIN DU PLUS GRAND RESEAU HUMANITAIRE MONDIAL !
ATTENTION nos offres d’emploi ont une diffusion limitée dans le temps et nous nous octroyons la liberté de clôturer la diffusion à tout moment en fonction de l’urgence du recrutement et/ou du nombre de candidatures reçues.
Le Département Administration et Finance en quelques mots : Il inscrit son action dans la mission et la stratégie de la Croix-Rouge de Belgique afin d’améliorer les conditions d’existence des personnes les plus vulnérables en mobilisant le pouvoir de l’humanité. Il apporte une information de gestion ciblée, organisée, de qualité, dans les délais au ComEx et aux différentes entités CRB pour piloter l’organisation. Il est le garant de la régularité des comptes et du respect des obligations légales. Il fournit un support approprié en matières d’achats, de logistique, d’infrastructures, de véhicules et d’assurances aux différentes entités CRB pour améliorer la performance opérationnelle, financière et environnementale de l’organisation. Ses missions sont mises en œuvre quotidiennement grâce aux 50 collaborateurs exerçant au sein des services: Supply Chain, Infrastructure, Comptabilité, Contrôle de Gestion & Achats.
Fonction :
Sous la supervision du Responsable Infrastructures et Maintenance – Services Humanitaires Francophones, l’Assistant·e technico-administratif Infrastructures et Maintenance est en charge d’offrir un support administratif et logistique aux missions, activités et à l’équipe du service infrastructure. 

Plus précisément vous êtes amené·e à exercer les tâches suivantes : 
  • Assurer le traitement et le suivi des mails entrants sur la boite mail fonctionnelle du service : étudier les mails, dispatcher vers le gestionnaire ad hoc, assurer le suivi des demandes de petites interventions en contactant les intervenants extérieurs définis dans la matrice de contacts, classer, organiser et archiver les mails et documents ; 
  • Sur base des informations communiquées par les gestionnaires infrastructure, rédiger les documents d’appel d’offre ; 
  • Réaliser une première analyse comparative des offres reçues ; 
  • Administrer la base de données : assurer l’encodage des bâtiments, veiller à sa mise à jour, produire du reporting de façon proactive et/ou à la demande ; 
  • Effectuer une première vérification des documents officiels tels que contrats, baux, actes,… ;
  • Gérer le volet administratif du sujet Précompte Immobilier : rédiger et expédier dans les délais impartis les courriers auprès du SPF, des propriétaires, et tenir à jour un tableau de bord ad hoc ; 
  • Gérer les propositions de commande : les rédiger et classer & archiver de manière ad hoc ; 
  • Assurer la gestion documentaire : réaliser le scanning des documents entrants, classer et archiver sur le serveur ad hoc et transmettre les documents aux gestionnaires 
  • Offrir un soutien à l’organisation des activités du service : gestion des appels, gestion des agendas, organisation de réunions, commande de fournitures et gestion des factures. 
  • Prendre en charge d’autres suivis administratifs liés aux impératifs du service
Profil :

  • Vous disposez d’une expérience professionnelle de 10 ans dans le suivi administratif ; 
  • Des connaissances techniques et/ou juridiques dans le secteur de l’immobilier ou de la construction constituent un réel atout ; 
  • Fondamentalement orienté·e client, vous aimez accompagner vos interlocuteurs ; 
  • Vous avez le sens de la communication et savez capable de gérer les priorités en fonction des urgences ; 
  • Soucieux·se de la qualité, vous êtes rigoureux.se et très organisé·e ; 
  • Authentique et engagé·e, avez un sens aigu des choses bien faites et êtes attentif·ve aux détails ; 
  • Vous appréciez trier, organiser et partager les informations et documents utiles à votre équipe ; 
  • Vous démontrez une bonne orthographe et une aisance avérée dans la rédaction et la relecture de textes. Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et possédez notamment une excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, …) et d’Excel en particulier ; 
  • Vous adhérez et partagez les 7 principes fondamentaux de la Croix-Rouge.
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, nous vous invitons à envoyer votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation en deux fichiers attachés) via le bouton « POSTULER ».