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Description

Assistant.e Administratif.ve pour le SISU (Soutien Psychosocial d'Urgence) - Département Secours

Département Secours
Lieu de travail 5020 Suarlée
Type de contrat Contrat Durée Indéterminée
Horaire de travail Mi-Temps
Réf.: 2018-0355/ASISU/1805

Assistant.e Administratif.ve pour le SISU (Soutien Psychosocial d’Urgence) – Département Secours

Contrat à durée indéterminée – mi-temps (19h/semaine)

Début de contrat: dès que possible

Lieu de travail: 5020 Suarlée

Le Département Secours en quelques mots : il a pour vocation de mettre à disposition des ambulances afin d’assurer le transport urgent et non urgent (avec des véhicules adaptés pour les personnes à mobilité réduite) des patients. Il se charge également de la mise en place, à la demande des organisateurs en Belgique Francophone, des postes de Secours (moyens humains et matéreils) que ce soit lors d’un festival, d’un match de football, du Grand-Prix de F1, des 24 heures de LLN… Il est un acteur majeur lors du déclenchement des plans KTA. Le Service d’Intervention Psychosociale Urgent (SISU) soutient psychologiquement – lors d’une catastrophe ou d’un désastre – la victime, sa famille mais aussi le témoin afin de restreindre l’impact, l’étendue ou la durée des traumatismes.
Fonction :

En votre qualité d’Assistant.e administratif.ve pour le SISU – Département Secours, votre mission consistera à apporter un soutien administratif de qualité à l’ensemble des membres de l’équipe du SISU.

Les tâches se déclinent comme suit :

  • Accueil des visiteurs:
  • Prise en charge des appels entrants et permanence téléphonique;
  • Planification des réunions et/ou réservation de salle, catering, confirmation, etc..;
  • Gestion documentaire (conventions, procédures, notes de services, bibliothèques…);
  • Gestion de la boite mail générique (traitement et suivi);
  • Rédaction de courriers selon les demandes;
  • Tenue de l’agenda commun propre à l’activité SISU;
  • Suivi des prestations du service et facturation de celles-ci;
  • Gestions diverses :
    • Salariés : rôle de garde et des indemnités, heures supplémentaires;
    • Volontaires : contact set volontaires, dossier des volontaires;
    • Pour les deux : inscription à diverses activités (formations, colloques, journées d’étude,…), contrôle et envoi des notes de frais;
    • Logistique : tenue SISU, matériel d’intervention (radios, valisettes, cartes parking, cartes de visite).
  • Rédaction, mise en page et classement de courriers et documents divers, de conventions, de rapports destinés à divers SPF;
  • Développement de statistiques;
  • Prise de note, rédaction et suivi des procès-verbaux;
  • Participer à certaines activités du SISU
Profil :

  • Au minimum en possession du CESS. Disposer d’un bachelier en Secrétariat est un atout;
  • Expérience probante de minimum 3 ans dans une fonction similaire, à tâches multiples et variées;
  • Excellentes compétences d’expression verbale et écrite du français – la connaissance du néerlandais et/ou de l’anglais est un atout;
  • Rigueur, précision, discrétion et conscience professionnelle font partie de vos qualités de base;
  • Excellente proactivité et résistance avérée au stress;
  • Sens du service et esprit d’équipe présents au quotidien;
  • Utilisateur averti de la suite MS Office;
  • Faire preuve d’autonomie et de réelles initiatives dans les tâches et responsabilités qui sont les vôtres;
  • A l’aise dans la gestion des priorités et des urgences;
  • Etre doté de la flexibilité de travail suffisante face à une organisation en mouvement permanent;
  • Adhérer aux principes et aux valeurs de la Croix-Rouge;
  • Passeport APE en cours de validité.
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, nous vous invitons à envoyer votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation en deux fichiers attachés) via le bouton « POSTULER ».